Em 31 de dezembro de 2026, uma quinta-feira, muitas empresas vão parar para contar o que têm nas prateleiras, no depósito e na produção. Para muita gente, o inventário é só uma obrigação burocrática. Mas o número que sai dessa contagem define o custo das mercadorias vendidas, o lucro do ano e, em alguns regimes, o imposto a pagar.
No nosso artigo sobre balanço patrimonial e revisão de contas, o estoque apareceu como um dos pontos críticos do fechamento. Aqui vamos aprofundar só esse tema: como fazer a contagem, como ela afeta o resultado e os tributos, e o que fazer quando o físico não bate com o sistema.
O Que É o Inventário e Por Que Ele É Feito em 31 de Dezembro
O inventário é o levantamento físico e a avaliação de tudo o que a empresa tem em estoque em uma data específica: mercadorias para revenda, matérias-primas, produtos em fabricação, produtos acabados e materiais de almoxarifado. Esse levantamento alimenta o balanço e é registrado no Livro Registro de Inventário.
A obrigação existe nos três regimes, mas com bases legais diferentes:
- Lucro Real: o Regulamento do Imposto de Renda (Decreto nº 9.580/2018) exige o livro de registro de inventário (art. 275) e determina que nele sejam arrolados os estoques existentes na data do balanço levantado ao fim de cada período de apuração (art. 276). O art. 304 obriga a empresa a fazer o levantamento e a avaliação dos estoques ao final de cada período
- Lucro Presumido: a Lei nº 8.981/1995 (art. 45), reproduzida no art. 600 do Regulamento do IR, exige o Livro Registro de Inventário com os estoques existentes no término do ano-calendário
- Simples Nacional: a Resolução CGSN nº 140/2018 (art. 63, II) exige o Livro Registro de Inventário, com os estoques existentes no término de cada ano-calendário, quando a empresa é contribuinte do ICMS
Por isso a data de 31 de dezembro é a referência: é o encerramento do ano-calendário para o Presumido e o Simples, e o fim do último período de apuração do ano para o Lucro Real.
Como Organizar a Contagem Física na Prática
Planejamento
A contagem começa semanas antes do dia 31. Defina as áreas a contar, faça um mapa do depósito, organize as mercadorias por código e separe o que não pertence ao estoque da empresa, como produtos de terceiros em consignação ou em conserto. Mercadorias da empresa que estão fora dela, em poder de terceiros, também precisam entrar no levantamento.
Vale aproveitar dezembro para limpar o cadastro de produtos: itens duplicados, unidades de medida inconsistentes e códigos inativos são fonte frequente de diferença.
Equipe
Monte duplas de contagem e, sempre que possível, coloque nelas pessoas que não são responsáveis pelo controle diário daquele estoque. Defina um coordenador para cada área e treine a equipe antes, com instruções claras sobre unidades de medida, embalagens fechadas e abertas, e itens avariados.
Congelamento das Movimentações
Durante a contagem, nada entra e nada sai sem registro. O ideal é suspender recebimentos e expedições ou isolar fisicamente o que chegar depois do corte. Notas fiscais de entrada e saída emitidas perto da virada precisam ser conferidas com cuidado: mercadoria vendida e ainda não entregue não é mais estoque da empresa, e mercadoria comprada que já chegou deve estar com a nota lançada.
Contagem Cega
Na contagem cega, a equipe recebe a lista de itens sem a quantidade que consta no sistema. Isso evita que o contador “confirme” o número esperado em vez de contar de verdade. É uma das práticas mais simples e eficientes para dar credibilidade ao inventário.
Conferência e Recontagem
Depois da primeira contagem, compare com o saldo do sistema. Os itens com divergência relevante devem ser recontados por outra dupla. Só depois da recontagem a diferença é considerada definitiva e passa a ser investigada e ajustada. Guarde as folhas de contagem assinadas, porque elas são a prova de como o número final foi obtido.
Como o Estoque Final Entra no Custo e no Resultado
O custo das mercadorias vendidas (CMV) é calculado, de forma simplificada, assim:
CMV = estoque inicial + compras do período − estoque final
Isso significa que o estoque final reduz o custo. Se a contagem registra estoque maior do que o real, o CMV fica menor e o lucro aparece inflado. Se registra estoque menor do que o real, o CMV sobe e o lucro encolhe. E o erro não fica só em 2026: o estoque final de um ano é o estoque inicial do ano seguinte, então a distorção passa para o resultado de 2027.
A norma contábil de estoques (NBC TG 16) determina que, quando os estoques são vendidos, o custo seja reconhecido como despesa no mesmo período da receita, e que perdas de estoque e reduções ao valor realizável líquido sejam reconhecidas como despesa no período em que ocorrem.
O Impacto Tributário Muda Conforme o Regime
Esse é o ponto que mais gera confusão. A contagem é obrigatória nos três regimes, mas só em um deles ela altera diretamente o imposto sobre o lucro.
Simples Nacional
No Simples, o valor devido mensalmente é calculado sobre a receita bruta, pela aplicação das alíquotas dos Anexos da Lei Complementar nº 123/2006 (art. 18). O estoque não entra nessa conta. Uma contagem errada não aumenta nem diminui o DAS.
O inventário importa por outros motivos. Ele é exigido para contribuintes do ICMS, mostra a real margem do negócio e sustenta a escrituração contábil. Esse último ponto pesa na distribuição de lucros: pela LC 123/2006 (art. 14), a parcela isenta distribuída aos sócios fica limitada a um valor calculado sobre a receita bruta, exceto quando a empresa mantém escrituração contábil que evidencia lucro superior. Sem estoque correto, essa escrituração perde a confiabilidade.
Lucro Presumido
No Presumido, o IRPJ e a CSLL são calculados aplicando percentuais de presunção sobre a receita bruta. Assim como no Simples, o estoque não altera diretamente esses tributos. O PIS e a Cofins também seguem o regime cumulativo, sem créditos sobre compras, já que a Lei nº 10.833/2003 (art. 10, II) mantém as empresas do Presumido fora da não cumulatividade.
Mesmo assim, o inventário tem peso. O livro é obrigatório pela Lei nº 8.981/1995, o estoque afeta o lucro contábil usado em decisões de distribuição e, para contribuintes do ICMS, perdas e extravios geram estorno de crédito, como veremos adiante. E, como mostramos mais abaixo, o estoque existente na virada para 2027 pode gerar um crédito presumido de CBS para empresas que hoje estão no regime cumulativo.
Lucro Real
No Lucro Real, o imposto é calculado sobre o lucro, então o estoque final entra diretamente na base do IRPJ e da CSLL pelo CMV. Superavaliar o estoque significa pagar imposto sobre um lucro que não existe. Subavaliar pode ser tratado pela fiscalização como redução indevida do lucro tributável.
Além disso, no regime não cumulativo de PIS e Cofins, perdas, furtos e deteriorações exigem estorno dos créditos tomados na compra, o que torna a documentação das baixas ainda mais importante.
Métodos de Avaliação de Estoque Aceitos
A legislação do Imposto de Renda determina que mercadorias, matérias-primas e bens de almoxarifado sejam avaliados pelo custo de aquisição, e produtos em fabricação e acabados pelo custo de produção (Regulamento do IR, arts. 305 e 306). Para o valor dos bens no encerramento do período, o art. 307 admite:
- o custo médio
- o custo dos bens adquiridos ou produzidos mais recentemente, que corresponde ao critério PEPS (primeiro a entrar, primeiro a sair)
- o preço de venda subtraída a margem de lucro
A NBC TG 16 segue na mesma linha: o custo deve ser atribuído pela identificação específica, quando os itens não são intercambiáveis, ou pelos critérios PEPS ou custo médio ponderado. O UEPS (último a entrar, primeiro a sair) não está entre os critérios admitidos pela legislação do IR nem pela norma contábil.
Para indústrias, há um detalhe importante. Quem não mantém sistema de custo integrado e coordenado com a escrituração deve avaliar os produtos acabados em 70% do maior preço de venda do período, e os produtos em processamento em uma vez e meia o maior custo das matérias-primas ou em 80% do valor dos produtos acabados (Regulamento do IR, art. 308). Em regra, esse critério eleva o valor do estoque e, no Lucro Real, o lucro tributável.
O Regulamento também veda, para fins do IR, reduções globais do estoque, provisões por desvalorização ou oscilação de preços e a manutenção de estoques a preços constantes (art. 310). Na prática, a provisão contábil para estoque obsoleto pode ser registrada no balanço, mas não reduz o imposto até que a perda seja efetivamente comprovada e baixada.
O Que Fazer com Sobras, Faltas, Perdas e Produtos Vencidos
Sobras e Faltas
Diferenças entre o físico e o sistema não devem ser simplesmente “zeradas”. Cada divergência relevante precisa ser investigada: nota fiscal não lançada, venda sem baixa, erro de unidade de medida, produto cadastrado em código errado. Depois de identificada a causa, o ajuste é feito na escrituração, com documentação que explique a origem da diferença.
Perdas e Quebras
O Regulamento do IR (art. 303) permite incluir no custo:
- as quebras e perdas razoáveis, de acordo com a natureza do bem e da atividade, ocorridas na fabricação, no transporte e no manuseio
- as quebras ou perdas por deterioração, obsolescência ou riscos não cobertos por seguro, desde que comprovadas por laudo ou certificado de autoridade sanitária ou de segurança que identifique as quantidades destruídas e o motivo, por certificado de autoridade competente em casos como incêndio e inundação, ou por laudo de autoridade fiscal que certifique a destruição de bens obsoletos, invendáveis ou danificados sem valor residual
⚠️ Sem essa comprovação, a perda pode ser glosada no Lucro Real, ou seja, desconsiderada no cálculo do imposto.
Furtos e Desvios
Prejuízos por desfalque, apropriação indébita e furto só são dedutíveis quando houver inquérito instaurado nos termos da legislação trabalhista ou queixa apresentada à autoridade policial (Regulamento do IR, art. 376). O boletim de ocorrência, portanto, não é só uma formalidade.
Produtos Obsoletos ou Vencidos
Itens vencidos, danificados ou sem saída devem ser separados antes da contagem, avaliados e, se for o caso, baixados com a documentação exigida para perdas. A destruição ou inutilização precisa ser registrada e comprovada; caso contrário, o item continua no estoque fiscal e contábil.
Reflexos no ICMS, no PIS e na Cofins
Para quem apura ICMS fora do Simples, a Lei Complementar nº 87/1996 (art. 21, IV) obriga o estorno do crédito do imposto quando a mercadoria vier a perecer, deteriorar-se ou extraviar-se. A baixa deve ser feita com o documento fiscal e o procedimento previstos na legislação estadual.
No regime não cumulativo de PIS e Cofins, a Lei nº 10.833/2003 (art. 3º, §13, aplicado ao PIS pelo art. 15) exige o estorno do crédito relativo a bens furtados, roubados, inutilizados, deteriorados ou destruídos em sinistro.
Empresas do Simples não apropriam créditos dos tributos abrangidos pelo regime (LC 123/2006, art. 23), então não há crédito a estornar nesse caso, mas a baixa continua precisando de documentação e registro.
Livro Registro de Inventário e Obrigações Acessórias
Para os contribuintes obrigados à EFD ICMS/IPI, o inventário é informado no Bloco H da escrituração. Segundo o Guia Prático da EFD ICMS/IPI, o inventário realizado em 31 de dezembro deve ser apresentado até o segundo mês subsequente, e a escrituração do período de fevereiro deve obrigatoriamente trazer o Bloco H preenchido. Para o inventário de 31/12/2026, isso significa a EFD do período de fevereiro de 2027. Quem apresentar o inventário na EFD de dezembro ou de janeiro deve repeti-lo em fevereiro.
O mesmo Guia explica que o Bloco H pode servir como Registro de Inventário para o Imposto de Renda, desde que a empresa acrescente os bens exigidos apenas pela legislação do IR, como os materiais de almoxarifado, e informe o valor do item pelos critérios do IR quando forem diferentes dos critérios do ICMS e do IPI.
A obrigatoriedade da EFD ICMS/IPI é definida pela legislação de cada estado. Pelo Guia Prático, optantes do Simples Nacional, em regra, não são obrigados, exceto nos estados que estabeleceram essa obrigação até o primeiro trimestre de 2014. Para quem não entrega a EFD, o Livro Registro de Inventário continua obrigatório nos termos da legislação de cada regime.
O Que Muda com a Virada para 2027
A transição da Reforma Tributária tem uma regra específica para o estoque. Conforme a Lei Complementar nº 214/2025 (art. 381), o contribuinte sujeito ao regime regular da CBS poderá apropriar crédito presumido de CBS sobre o estoque de bens materiais existente em 1º de janeiro de 2027, entre outras hipóteses, quando, em 31 de dezembro de 2026, estava no regime cumulativo de PIS e Cofins em relação a bens sobre os quais não houve crédito dessas contribuições. Esse é o caso típico das empresas do Lucro Presumido. A lei também prevê o crédito para bens em estoque adquiridos com substituição tributária ou incidência monofásica de PIS e Cofins.
Pontos centrais dessa regra, conforme a LC 214/2025:
- o crédito vale para bens novos adquiridos de pessoa jurídica no país ou importados, para revenda ou para uso na produção ou na prestação de serviços, e não alcança bens do ativo imobilizado, imóveis, bens de uso e consumo pessoal e produtos adquiridos com alíquota zero, isenção ou suspensão
- para bens adquiridos no país, o crédito corresponde a 9,25% sobre o valor do estoque
- o crédito deve ser apurado e apropriado até o último dia de junho de 2027 (quarta-feira, 30/06/2027), utilizado em 12 parcelas mensais e somente para compensação com a CBS
- a forma de verificação do estoque será disciplinada por ato do Poder Executivo da União, que pode exigir inventário e valoração do estoque ou método alternativo
Para quem já está no regime não cumulativo, a LC 214/2025 (art. 378) determina que os créditos de PIS e Cofins não aproveitados até a extinção dessas contribuições continuem válidos e utilizáveis, conforme as regras da própria lei.
Na prática, um inventário de 31/12/2026 bem feito e bem documentado deixa a empresa preparada para comprovar o estoque da virada, em regra, conforme a regulamentação que vier a ser publicada. Já o ICMS não muda na virada de 2027: a transição de ICMS e ISS acontece entre 2029 e 2032, com extinção em 2033. Os efeitos gerais da Reforma foram tratados no nosso artigo sobre a Reforma Tributária na prática.
Erros Mais Comuns no Inventário
- Contar com o sistema na mão, em vez de fazer contagem cega
- Não congelar entradas e saídas durante o levantamento
- Incluir mercadorias de terceiros ou esquecer as da empresa que estão fora do estabelecimento
- “Zerar” diferenças sem investigar a causa
- Baixar perdas, vencidos e furtos sem laudo, certificado ou registro policial
- Avaliar o estoque por critério não aceito, como UEPS, ou registrar provisões de desvalorização como se reduzissem o imposto
- Esquecer o estorno de créditos de ICMS, PIS e Cofins nas perdas
- Divergência entre o inventário contábil e o Bloco H da EFD
Conclusão
O inventário de fim de ano é muito mais do que uma contagem. No Lucro Real, ele define diretamente o imposto sobre o lucro. No Presumido e no Simples, garante a confiabilidade da contabilidade, sustenta a distribuição de lucros e cumpre obrigações acessórias. Em 2026, ele ainda ganha um papel extra, por ser a base do estoque da virada para a CBS. Planejar a contagem agora, em novembro, é o que permite chegar a 31 de dezembro com um número confiável.
A Contabilidade São Bernardo orienta a contagem do estoque, ajusta a escrituração e garante que o inventário de 2026 feche correto, sem prejuízo para o seu resultado e para os seus impostos.
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