Com o prazo da primeira parcela do 13º salário se aproximando, empresas e profissionais do Departamento Pessoal precisam revisar os cálculos para não errar na folha. A legislação determina que o adiantamento seja pago até 30 de novembro e a segunda parcela até 20 de dezembro.

Em 2026, como 20 de dezembro cai em um domingo, as empresas devem se programar para antecipar o pagamento final para 18 de dezembro, sexta-feira.

O cálculo pede atenção redobrada quando o trabalhador recebe comissões, horas extras e adicionais, entrou na empresa ao longo do ano ou passou por afastamentos. Também é preciso conferir adiantamentos já feitos e registrar os valores corretamente nos sistemas de folha e no eSocial.

1. Errar o cálculo de quem entrou na empresa durante o ano

Um dos erros mais comuns é calcular o 13º de quem não trabalhou os 12 meses como se o direito fosse integral. Nesses casos, o benefício deve ser proporcional aos meses que contam para a apuração, considerando como mês integral a fração em que houve pelo menos 15 dias de serviço.

Um empregado admitido em maio, por exemplo, pode ter direito a oito ou menos meses de 13º, conforme a data de admissão e os meses computados até dezembro. Conferir a data de entrada e o período considerado evita também o erro contrário: deixar de incluir um mês que atende ao requisito legal.

2. Ignorar comissões, horas extras e adicionais

Outro ponto crítico são os trabalhadores com remuneração variável. Quando o empregado recebe comissões, horas extras habituais ou adicionais que integram a remuneração, a empresa precisa aplicar as regras dessas parcelas no cálculo do 13º. Usar apenas o salário fixo pode levar a pagamento menor que o devido.

O Departamento Pessoal deve apurar as médias conforme a natureza das verbas e as regras legais ou coletivas. Como parte dos valores variáveis de novembro e dezembro pode não estar disponível no momento do adiantamento, também é preciso observar os procedimentos de apuração e ajuste previstos para a remuneração variável.

A conferência continua depois da primeira parcela, já que o cálculo final pode exigir ajustes para refletir os valores devidos no ano.

3. Não conferir os afastamentos do trabalhador

Licenças e afastamentos podem mudar a forma de apuração do 13º. O setor de pessoal precisa identificar motivo, período e regras aplicáveis a cada situação antes de fechar a folha.

Em afastamentos por doença ou acidente, a responsabilidade pelo pagamento pode variar conforme o período e as regras previdenciárias. Na licença-maternidade, há tratamento legal específico. A análise individual evita tanto o pagamento incorreto quanto a exclusão indevida de valores devidos.

4. Descontar INSS e Imposto de Renda na parcela errada

A primeira parcela do 13º corresponde, em regra, a um adiantamento de metade da remuneração considerada. Os descontos de contribuição previdenciária e Imposto de Renda, quando devidos, são apurados sobre o 13º e descontados na segunda parcela.

Confundir os descontos do salário mensal com os do 13º gera inconsistências nos recibos e na folha. O ideal é conferir rubricas, valores de adiantamento e apuração dos encargos em cada etapa. No FGTS, a incidência segue regras próprias e deve ser observada na competência do pagamento.

5. Esquecer adiantamentos feitos durante o ano

O trabalhador pode receber a primeira parcela em outro mês, inclusive junto das férias, desde que cumpridas as condições legais para solicitar o adiantamento.

Se parte do benefício já foi paga, a empresa precisa registrar o valor e descontá-lo do total devido na etapa final. Ignorar o adiantamento pode gerar pagamento em duplicidade; registrá-lo de forma incorreta provoca diferenças na folha e nos encargos. A conferência deve incluir recibos, rubricas e registros enviados ao eSocial.

6. Perder os prazos de pagamento

A primeira parcela vai até 30 de novembro e a segunda tem prazo legal até 20 de dezembro — que em 2026 cai no domingo, exigindo pagamento até sexta-feira, 18 de dezembro.

O atraso abre espaço para fiscalização trabalhista e sanções administrativas, e o empregador segue obrigado a pagar os valores devidos. Para evitar problemas, o calendário deve considerar o fechamento da folha, a conferência dos cálculos, a disponibilidade financeira e os procedimentos bancários.

Checklist para o Departamento Pessoal

Antes de fechar a folha do 13º, vale conferir: datas de admissão e quantidade de meses computados para cada empregado; salários, comissões, horas extras e adicionais que entram no cálculo; afastamentos e licenças, com análise das regras aplicáveis; adiantamentos pagos antes, inclusive nas férias; rubricas e informações registradas no eSocial; apuração dos encargos e descontos na etapa correta; e datas de pagamento da primeira e da segunda parcela.

Contabilidade deve orientar as empresas

Revisar os dados com antecedência reduz o risco de diferenças no pagamento e facilita a correção de inconsistências antes do fechamento. Para os escritórios contábeis, o período também exige comunicação clara com os clientes sobre prazos, documentos pendentes e particularidades dos empregados.

O 13º salário não se resolve com uma fórmula única: admissões ao longo do ano, remuneração variável, afastamentos e pagamentos antecipados pedem tratamentos diferentes. Conferir os registros e aplicar a regra adequada a cada trabalhador ajuda a empresa a cumprir as obrigações trabalhistas e evita retrabalho no Departamento Pessoal.